Lingkungan
organisasi secara umum dapat diartikan sebagai sesuatu yang tidak berhingga (infinite) dan mencakup seluruh elemen
yang yang terdapat di luar suatu organisasi. Adapun arti lain dari lingkungan
organisasi adalah segala sesuatu yang dapat mempengaruhi kelangsungan,
eksisteni, keberadaan, dan lain-lain yang menyangkut organisasi baik dari dalam
maupun dari luar. Sebagai suatu sistem, organisasi akan berinteraksi dengan lingkungannya.
Alasan mengapa
kita menganalisis lingkungan yaitu untuk mengetahui dan meramalkan apa yang
terjadi besok, menyadari, dan mengantisipasi risiko dari tindakan yang
dilakukan organisasi, untuk menganalisis faktor politik, sosial, dan ekonomi.
Lingkungan eksternal (external environment) adalah segala sesuatu di luar batasan
organisasi yang mungkin mempengaruhinya. Sedangkan lingkungan internal (internal environment) adalah
faktor-faktor atau kondisi umum yang berada dalam suatu organisasi.
Lingkungan eksternal terdiri dari dua bagian, yaitu:
1.
Lingkungan umum (general environment). Ini disebut juga sebagai lingkungan yang
tidak berpengaruh langsung kepada organisasi (indirect environment) yang diartikan sebagai serangkaian dimensi
dan kekuatan luas yang berada di sekitar organisasi, yang menciptakan
keseluruhan konteks organisasi. Meskipun lingkungan umum tidak mempengaruhi
organisasi secara langsung, namun harus tetap diperhitungkan dalam pengambilan
keputusan organisasi. Lingkungan umum terdiri dari dimensi ekonomi, teknologi,
sosial budaya, politik-hukum, dan internasional.
2.
Lingkungan tugas (task environment). Ini disebut juga sebagai lingkungan yang
berpengaruh langsung kepada organisasi (direct
environment), yang diartikan sebagai unsur-unsur luar organisasi yang
secara spesifik bepengaruh secara langsung kepada organisasi. Lingkungan ini
terdiri dari dimensi: kompetitor, pelanggan, pemasok, regulator, dan partner
strategis.
Lingkungan
umum mencakup:
1.
Dimensi ekonomi. Dimensi ekonomi adalah
kesehatan dan vitalitas keseluruhan dari sistem ekonomi di mana organisasi
beroperasi. Apabila kondisi ekonomi mengalami guncangan, maka akan berpengaruh
secara langsung kepada organisasi. Faktor-faktor ekonomi yang sangat penting
bagi bisnis adalah pertumbuhan ekonomi secara umum, inflasi, tingkat bunga, dan
tingkat pengangguran.
2.
Dimensi tekonologi. Dimensi ini
merefleksikan metode-metode yang tersedia untuk mengubah sumber daya menjadi
produk atau jasa. Perubahan teknologi akan mempengaruhi cara organisasi
mengubah sumber daya tersebut.
3.
Sosial budaya. Dimensi ini meliputi
sikap, norma, adat gaya hidup, nilai, kebiasaan, dan karakteristik demografi
masyarakat di mana organisasi berada.
4.
Politik-hukum. Ini berupa peraturan
pemerintah mengenai bisnis dan hubungan umum antara bisnis dan pemerintah.
Undang-undang dan peraturan-peraturan yang dikeluarkan pemerintah bisa
memberikan dampak yang besar bagi kelangsungan hidup organisasi.
5.
Internasional. Ini mencakup pengaruh
bisnis, politik dan kebijakan negara lain khususnya untuk organisasi-organisasi
multinasional yang memberikan dampak yang sangat besar bagi organisasi
tersebut.
Menganalisis
organisasi sebagai sistem terbuka berarti menempatkan organisasi di lingkungan
di luar organisasi itu. Perspektif ini akan fokus pada lingkungan di luar
organisasi yang akan menentukan peluang, gagasan-gagasan, hambatan-hambatan,
standar ukuran, dan sumber daya penting bagi individu organisasi.
Fitur penting
lingkungan organisasi antara lain: tenaga kerja, pemasok, konsumen, dan
langganan; saingan; organisasi lain; asosiasi profesi; pemerintah; sumber
pengetahuan dan teknologi; lingkungan sosial dan budaya yang lebih luas.
Terdapat tiga
teori organisasi ketika dikaitkan dengan lingkungan sekitarnya yaitu:
1)
Teori ketergantungan sumber daya (resource dependency theory).
2)
Teori institusional (institucional theory).
3)
Teori ekologi organisasi (organizational ecology) atau teori
populasi ekologi (population ecology).
Teori
ketergantungan sumber daya memfokuskan pada adanya perbedaan kekuasaan atau kemampuan
atau kekuatan antara organisasi satu dengan organisasi lainnya. Kebanyakan
teori mengenai organisasi melihat perilaku organisasi dipengaruhi atau didorong
oleh keadaan internal, bukan karena pengaruh eksternal.
Jeffrey Pfeffer
dan Gerald R. Salancik memulai dengan pemikiran sederhana bahwa semua
organisasi perlu menyerap sumber daya dari lingkungannya apakah menarik
pekerja, asupan fisik, konsumen dan langganan, informasi, investasi atau dana,
izin resmi, dan legitimasi untuk beroperasi. Lebih jauh, mereka melihat
perilaku organisasi kebanyakan adalah respons dari keterbatasan lingkungan atau
sebagai upaya untuk keluar dari pengaruh lingkungannya.
Setiap
organisasi mencoba mengolah lingkungan untuk mengurangi ketergantungan dan
ketidakpastian dan mencapai kebebasan bertindak dan stabilitas lebih besar
lagi. Semua keputusan organisasi, misalnya, dengan organisasi mana harus
bermitra, atau menentukan anggota dewan direktur atau menjadi anggota
organisasi/asosiasi profesi, akan selalu dipengaruhi oleh pengaruh
lingkungannya.
Jadi, ide mereka
adalah jika ingin memahami keputusan dan tindakan organisasi, harus mengurangi
analisis dinamika internal organisasi atau nilai-nilai dan keyakinan-keyakinan
para pemimpinnya tetapi lebih banyak menganalisis situasi di mana organisasi
itu berada dan tekanan maupun hambatan yang muncul dari situasi itu.
Ada tiga tema
sentral dari pemikiran Pfeffer dan Selancik yang menggambarkan perubahan arah
studi-studi mengenai organisasi. Pertama adalah pentingnya lingkungan atau konteks
sosial organisasi untuk memahami keputusan apa yang harus diambil terkait
dengan persoalan mulai dari siapa yang harus dipekerjakan, susunan dewan
direktur, dan siapa mitra.
Kebutuhan akan
sumber daya, antara lain sumber finansial dan fisik maupun yang didapat dari
lingkungannya, membuat organisasi menjadi tergantung pada sumber daya dari luar
ini. Ketergantungan inilah yang menjadi karakteristik teori ketergantungan
sumber daya (resource dependence).
Tema penting
kedua, meskipun organisasi nyata-nyata dibatasi oleh situasi dan lingkungannya,
tetap ada kesempatan berbuat sesuatu seperti bernegosiasi dalam keterbatasan
itu, memilih menjadi lebih independen. Organisasi memiliki keinginan dan
kemampuan bernegosiasi sebagai bagian dari menguasai lingkungannya. Ketika
organisasi berupaya mengubah situasi menjadi lebih menguntungkan, terjadilah
interaksi yang dinamis antara organisasi dengan lingkungannya.
Tema ketiga
adalah pentingnya mengonstruksi kekuatan atau kekuatan sosial (social power) untuk memahami perilaku
intra-organisasi maupun extra-organisasi. Idenya adalah power menjadi penting ketika ingin memahami organisasi,
dibandingkan misalnya rasionalitas atau efisiensi. Jadi, memahami organisasi membutuhkan
fokus pada lingkungannya.
Teori
institusional mengkritik teori ekonomi dan kontingensi yang sangat rasional,
yaitu menjelaskan struktur dan fungsi organisasi denagn ukuran efisiensi. Teori
itu mengabaikan kekuatan di luar organisasi yang non-rasional seperti negara,
norma-norma sosial, tradisi, konvensi, yang membentuk organisasi itu.
Pemikir
lain, yakni John W. Meyer dan Brian Rowan, menulis bahwa “banyak posisi,
kebijakan, program, dan prosedur organisasi modern yang dipengaruhi oleh opini
publik, pandangan konstituen, pengetahuan sah melalui sistem pendidikan,
prestise sosial, hukum, dan pengadilan.
Teori
institusional intinya adalah perilaku organisasi atau keputusan yang diambil
organisasi, yang dipengaruhi oleh institusi di luar organisasi. Menurut istilah
DiMaggio dan Powell, jika ingin bertahan hidup, organisasi harus berupaya untuk
menyesuaikan diri atau isomorphic (sama
dalam tampilan tetapi tetap berbeda di dalamnya) yang selalu memunculkan
tekanan dari luar.
Ada
tiga proses bagaimana organisasi menyesuaikan diri. Pertama, coercive isomorphism yaitu proses
penyesuaian menuju kesamaan dengan “pemaksaan”. Tekanan datang dari pengaruh
politik dan masalah legitimasi. Misalnya, tekanan resmi datang dari peraturan
pemerintah agar bisa diakui.
DiMaggio
dan Powell memberikan contoh organisasi pengembangan masyarakat, yakni ketika
berhadapan dengan lembaga donor yang lebih berkuasa, maka organisasi itu tentu
akan merasa berada dalam tekanan dan merasa harus menjadi lebih birokratis
karena harus memenuhi tuntutan donor agar lebih tertib dalam mengelola uang.
Kedua,
mimetic isomorphism yaitu proses di
mana organisasi meniru organisasi lain yang berhasil dalam satu bidang,
meskipun organisasi peniru tidak tahu persis mengapa mereka meniru, dan ini
bukan karena dorongan supaya lebih efisien. Meskipun begitu, proses peniruan
bagi organisasi pemasaran atau bisnis lebih banyak didorong keinginan menjadi
efisien dibandingkan dengan organisasi nirlaba, seperti sekolah, rumah sakit,
lembaga pemerintahan.
Biasanya
proses peniruan ini muncul di lingkungan yang tidak pasti. DiMaggio dan Powell
memberi contoh bahwa manajemen perusahaan Jepang banyak ditiru oleh perusahaan
dari negara lainnya karena dianggap berhasil.
Ketiga, normative isomorphism, yang sering
diasosiasikan dengan profesionalisasi dan menangkap tekanan normatif yang
muncul di bidang tertentu. Norma atau sesuatu yang tepat bagi organisasi
berasal dari pendidikan formal dan sosialisasi pengetahuan formal itu di bidang
tertentu yang menyokong dan menyebarkan kepercayaan normatif itu. Ketika
profesionalisme meningkat maka meningkat juga tekanan normatif itu.
Perspektif
ekologi organisasi atau ekologi populasi (population
ecology) mengikuti hukum keseimbangan populasi biologi atau model
matematika populasi biologi. Perspektif ini melihat organisasi lebih makro dan
tidak peduli akan individu organisasi atau internal organisasi.
Teori
ini dimulai dengan asumsi bahwa sebuah organisasi tidak akan berubah
internalnya ketika mereka terbentuk. Penolakan perubahan internal ini
menunjukkan bahwa evolusi organisasi kebanyakan hasil dari kelahiran dan
kematian bukannya perubahan internal organisasi yang sudah ada. Berarti
pengaruh di luar, seperti tingginya persaingan mendapatkan sumber daya, bukan
merupakan kebijakan atau keputusan internal organisasi yang menjadi kunci
keberhasilan organisasi.
Ketika
populasi organisasi bertumbuh, laju kelahiran organisasi mengikuti kurva U
terbalik dan, kebalikannya, laju kematian organisasi mengikuti kurva U. Atau
hubungan antara laju kelahiran dengan densitas (atau jumlah organisasi
mengikuti kurva U terbalik, sedangkan hubungan laju kematian dengan densitas
mengikuti kuva U. Jika tingkat kelahiran rendah dan laju kematian tinggi, maka
populasi bertumbuh perlahan. Penambahan kelahiran organisasi tertentu menambah
legitimasi yang kemudian semakin meningkatkan laju kelahiran, Namun jika
tingkat kematian rendah, maka populasi bertambah cepat.
Jika populasi
tinggi, maka persaingan sesama organisasi tinggi pula. Di sini, mulailah
terjadi seleksi alam, seperti teori Darwin (yang kuat bertahan). Lingkungan
akan memilih organisasi yang kuat. Proses berbalik: laju kelahiran menurun,
kemudian laju kematian meningkat sampai tercapai keseimbangan baru
Keadaan
lingkungan suatu organisasi bisa dianalisis segmen-segmennya, yaitu
bagian-bagian lingkungan yang berpengaruh terhadap perilaku maupun performasi
organisasi.
Berbagai
pendapat menyatakan bahwa lingkungan sebuah organisasi (perusahaan industri)
terdiri dari bermacam-macam segmen, seperti industri, bahan baku, tenaga kerja,
keuangan pasar, teknologi, kondisi ekonomi, pemerintah, dan kebudayaan. Setiap
segmen ini perlu dianalisis untuk mengetahui elemen-elemennya dan juga
kesempatan serta hambatan yang dapat ditimbulkan bagi organisasi. Penjelasan
mengenai setiap segmen lingkungan tersebut adalah sebagai berikut:
1.
Industri
Mencakup seluruh
organisasi lain yang bergerak di sektor kegiatan yang sama dan merupakan
saingan bagi organisasi yang kita pelajari. Corak segmen ini berpengaruh
terhadap ukuran organisasi, intensitas promosi yang perlu dilakukan, jenis
konsumen, serta tingkat keuntungan rata-rata dari seluruh organisasi yang
bergerak di sektor tersebut. Banyaknya organisasi yang bergerak di sektor
kegiatan yang sama berpengaruh terhadap tingkat ketidakpastian dalam persaingan
antarorganisasi. Jika saingan terdiri dari perusahaan-perusahaan besar dalam
jumlah terbatas, maka tingkat ketidakpastian lingkungan menjadi semakin tinggi.
2.
Bahan Baku
Organisasi mendapatkan
bahan baku dari lingkungannya. Lingkungan kerap kali tidak menyediakan bahan
baku dalam jumlah yang cukup, ataupun bahan baku tersedia dengan harga yang
tinggi, sehingga membahayakan bagi organisasi. Perubahan keadaan segmen bahan
baku berpengaruh terhadap industri. Contohnya adalah kenaikan harga minyak
menyebabkan industri otomotif cenderung memproduksi mobil berukuran kecil yang
hemat bahan bakar.
3.
Tenaga Kerja
Organisasi perlu
mendapatkan tenaga kerja dengan tingkat keahlian, kualifikasi, dan jumlah yang
cukup. Jika kebutuhan tenaga kerja ini tidak dapat dipenuhi oleh lingkungan,
organisasi akan mendapatkan kesulitan dalam menghasilkan output. Kalangan ini juga menyebabkan tenaga kerja menjadi mahal
dan sulit diperoleh.
4.
Keuangan
Segmen ini
menggambarkan tingkat kemudahan untuk memperoleh sumber keuangan bagi
organisasi. Bursa saham, pasar modal, bank, dan perusahaan asuransi merupakan
bagian dari segmen keuangan ini. Tingkat bunga yang berlaku juga berpengaruh
terhadap kemudahan memperoleh sumber keuangan. Tersedianya sumber keuangan
dengan tingkat bunga yang rendah akan merangsang pertumbuhan organisasi secara
cepat. Pertumbuhan yang lambat umumnya terjadi apabila organisasi tidak mampu
mendapatkan sumber keuangan yang murah di lingkungannya, sehingga terpaksa
menggunakan sumber keuangan dari dalam organisasi sendiri. Peminjaman uang yang
berlebihan dari luar juga akan menyebabkan sebagian kontrol terhadap organisasi
terpaksa diberikan kepada pihak yang memberikan pinjaman.
5.
Pasar
Segmen ini
menggambarkan besarnya permintaan konsumen terhadap produk atau jasa yang
dihasilkan oleh organisasi. Segmen pasar berpengaruh terhadap organisasi
melalui besarnya permintaan akan output organisasi.
Jika pasar menjadi kecil, organisasi terpaksa mengurangi kegiatannya. Jika
permintaan bertambah, maka kegiatan perusahaan perlu dikembangkan agar mampu
memenuhi kebutuhan konsumen dan dapat menjaga posisinya dalam persaingan dengan
organisasi lainnya. Pentingnya segmen pasar ini juga menyebabkan perlunya
dilakukan usaha untuk menjaga konsumen agar tetap setia terhadap output yang dihasilkan organisasi.
6.
Teknologi
Teknologi, yang
merupakan pengetahuan serta teknik-teknik yang digunakan untuk membuat produk
ataupun jasa, berpengaruh terhadap cara pengelolaan organisasi. Tingkat
teknologi yang digunakan berpengaruh terhadap ukuran dan tingkat keahlian yang
harus dimiliki dalam organisasi. Organisasi yang tidak mampu mengikuti perkembangan
teknologi sering kali terpaksa menghentikan kegiatannya.
7.
Kondisi Ekonomi
Segmen ini
menggambarkan keadaan umum dari perekonomian daerah ataupun negara di mana
suatu organisasi berada. Kondisi ekonomi ini antara lain digambarkan oleh
besarnya daya beli konsumen, baku dan tenaga kerja, tingkat permintaan terhadap
produk suatu sektor, dan kapasitas produksi total dari sektor. Pengaruh kondisi
ekonomi ini terasa oleh semua jenis organisasi, baik organisasi pemerintah,
perusahaan, maupun organisasi sosial yang tidak mencari keuntungan.
8.
Pemerintah
Segmen ini mencakup
peraturan-peraturan dan sistem pemerintahan, serta sistem politik yang
melingkupi organisasi. Sistem politik, seperti ideologi kapitalis ataupun
sosialis, berpengaruh terhadap kebebasan organisasi dalam menjalankan usahanya.
9.
Kebudayaan
Segmen ini mencakup
karakteristik demografis dan sistem nilai yang berlaku pada masyarakat di mana
organisasi berada. Karakteristik demografis mencakup distribusi penunjukan
menurut umur, distribusi pendapatan, tingkat pendidikan, penyebaran penduduk,
dan sebagainya. Sistem nilai merupakan komponen penting dari kebudayaan dan
sering kali berpengaruh terhadap cara pengelolaan organisasi.
Perusahaan-perusahaan Jepang jarang sekali melakukan pemutusan hubungan kerja
dengan karyawannya walaupun kegiatannya sedang menurun. Hal ini terjadi karena
pekerja dianggap sebagai anggota keluarga oleh perusahaan, dan tidak dipandang
sebagai tenaga sewaan yang bisa dihentikan jika tidak lagi diperlukan.
Sembilan
segmen lingkungan ini terdiri dari berbagai elemen yang mempunyai potensi untuk
mempengaruhi organisasi. Setiap segmen mestinya diamati dan dianalisis oleh
pemimpin organisasi agar dapat ditetapkan cara pengelolaan organisasi yang
sesuai untuk menghadapinya. Perlu diperhatikan bahwa tidak semua segmen sama
pentingnya bagi organisasi. Walaupun ada kaitan antara masing-masing segmen,
tetapi biasanya ada satu atau beberapa segmen yang besar pengaruhnya terhadap
organisasi sehingga perlu mendapatkan perhatian yang khusus.
Tidak semua
orang menyetujui pendapat tentang adanya sembilan jenis segmen lingkungan
seperti yang telah diuraikan. Sesuai dengan prinsip keterbukaan dan
ketergantungan organisasi terhadap lingkungannya, muncul pendapat yang
menyatakan bahwa komposisi elemen-elemen lingkungan yang berpengaruh terhadap
organisasi akan berlainan, sesuai dengan perbedaan organisasi maupun kondisi
lingkungannya. Karena itu, pendapat ini juga menyatakan bahwa yang lebih
penting adalah menemukan cara untuk mengidentifikasikan elemn-elemen
lingkungan, sehingga bisa digunakan pada semua organisasi yang berada pada
lingkungan yang berbeda.
Salah
satu cara untuk melakukan identifikasi ini diungkapkan oleh Lubis dalam sebuah
penelitian mengenai karakterisitik organisasi industri kecil di Indonesia.
Penelitian ini menggunakan uraian mengenai proses kegiatan yang terjadi dalam
operasi suatu organisasi perusahaan manufaktur untuk mengidentifikasikan
elemen-elemen lingkungan. Dinyatakan bahwa ada suatu proses dasar yang terjadi
secara berulang-ulang pada suatu organisasi, dimulai dari masuknya bahan baku
ke dalam organisasi, transformasi bahan baku tersebut menjadi produk jadi, dan
akhirnya pemasaran produk jadi kepada konsumen.
Bahan
baku yang digunakan diperoleh dari leverensil
bahan baku, di mana ini merupakan salah satu elemen lingkungan. Proses
transformasi memerlukan adanya peralatan, energi, teknologi, serta tenaga
kerja. Peralatan dan energi diperoleh dari leverans.
Teknologi yang digunakan akan sangat dipengaruhi oleh kondisi lingkungan
teknologi. Tenaga kerja terdapat dari pasar tenaga kerja juga merupakan bagian
dari masyarakat. Transformasi yang dilakukan juga akan sangat dipengaruhi oleh
corak permintaan pasar, yang juga merupakan salah satu elemen lingkungan.
Pemasaran
produk jadi dipengaruhi oleh kondisi pasar, di mana terdapat saingan maupun
konsumen, yang keseluruhannya merupakan bagian dari lingkungan ekonomi.
Keseluruhan proses ini memerlukan adanya modal, yang cara mendapatkannya tergantung
pada kondisi lingkungan keuangan. Selain itu, organisasi juga beroperasi dalam
kawasan suatu negara, sehingga pemerintah juga merupakan salah satu dari
elemen-elemen lingkungan. Dengan cara yang telah diuraikan ini, diharapkan
seluruh elemen lingkungan yang berpengaruh terhadap suatu organisasi dapat
diidentifikasikan secara lengkap.
Pengaruh lingkungan
terhadap organisasi dapat dianalisis melalui dua dimensinya, yaitu kompleksitas
dan stabilitas. Kedua dimensi ini menentukan besarnya tingkat ketidakpastian
lingkungan yang harus dihadapi oleh organisasi. Organisasi harus mampu
menghadapi ketidakpastian lingkungan ini agar dapat tetap bertahan dalam
lingkungannya.
Ketidakpastian
lingkungan menunjukkan kepada keadaan di mana organisasi (pemimpinnya) tidak
mempunyai informasi yang cukup mengenai keadaan lingkungannya, sehingga akan
menyebabkan timbulnya kesulitan dalam memperkirakan perubahan-perubahan
lingkungan yang akan terjadi, ketidakpastian ini menyebabkan tindakan-tindakan yang
akan diambil oleh organisasi mempunyai resiko kegagalan yang tinggi.
Kompleksitas
(keragaman) lingkungan menunjukkan heterogenitas atau banyaknya elemen-elemen
eksternal yang berpengaruh terhadap berfungsinya suatu organisasi. Lingkungan
terdiri dari jenis lingkungan yang sangat kompleksitas hingga lingkungan yang
sangat sederhana, di mana hanya ada sedikit elemen yang berpengaruh terhadap
organisasi. Suatu lingkungan dinyatakan sebagai lingkungan yang sederhana, jika
hanya paling banyak 3 dan 4 elemen yang berpengaruh terhadap organisasi.
Stabilitas lingkungan
menggambarkan kecepatan perubahan yang terjadi pada elemen-elemen lingkungan.
Lingkungan terdiri dari jenis lingkungan yang sangat stabil dan lingkungan yang
sangat tidak stabil. Lingkungan dinyatakan sebagai stabil apabila
elemen-elemennya jarang sekali mengalami perubahan, sehingga keadaan lingkungan
boleh dianggap tetap selama bertahun-tahun. Lingkungan yang tidak stabil
berubah secara drastis tanpa diduga sebelumnya, sehingga akan mengejutkan organisasi.
Pada lingkungan yang
sederhana dan stabil, terdapat ketidakpastian yang rendah. Hanya ada sedikit
elemen lingkungan yang harus diperhatikan dan elemen-elemen ini tidak ataupun
jarang sekali mengalami perubahan.
Pada lingkungan yang
kompleks dan stabil mengakibatkan ketidakpastian lingkungan yang agak lebih
besar dari segmen sebelumnya. Tedapat lebih banyak elemen lingkungan yang perlu
diperhatikan dan dianalisis agar organisasi berfungsi dengan baik. Tetapi
ketidakpastian tidaklah luar biasa besarnya, karena walaupun jumlahnya banyak,
elemen-elemen lingkungan tersebut tidak ataupun jarang sekali mengalami
perubahan.
Pada lingkungan yang
sederhana dan tidak stabil, menunjukkan tingkat ketidakpastian yang lebih
tinggi lagi. Elemen-elemen yang perlu diperhatikan sebenarnya jumlahnya sedikit
, tetapi selalu berubah. Perubahan elemen-elemen lingkungan lebih berpengaruh
terhadap besarnya ketidakpastian jika dibandingkan dengan pengaruh dari jumlah
perubahan dari jumlah elemen-elemen lingkungan suatu organisasi. Karena itu,
segmen ini dipandang mempunyai ketidakpastian lebih tinggi dari segmen
lingkungan sebelumnya.
Pada lingkungan yang
sederhana dan tidak stabil, merupakan segmen lingkungan dengan tingkat
ketidakpastian yang paling tinggi. Terdapat sejumlah elemen lingkungan yang
selalu berubah secara tidak terduga dan tanpa dapat dimengerti, sehingga
menjadi sulit untuk dianalisis dan menimbulkan ketidakpastian yang tinggi bagi
organisasi.
Karakteristik
dari elemen-elemen lingkungan berpengaruh terhadap tingkat ketidakpastian yang
harus dihadapi suatu organisasi. Elemen-elemen tersebut, jika ditinjau sebagai
suatu kesatuan yang saling berkaitan, merupakan elemen-elemen yang menentukan
corak lingkungan. Emery dan Trist menamakan corak ini sebagai “causal texture”, untuk memperlihatkan
bagaimana elemen-elemen lingkungan yang saling berkaitan membentuk kesempatan
ataupun ancaman bagi organisasi. Selanjutnya, mereka menyatakan bahwa terdapat
empat jenis tekstur (corak) lingkungan, yaitu:
1)
Lingkungan
Tenang-Acak (Placid-Randomized)
Jenis lingkungan yang paling sederhana. Ketenangan
keadaannya berarti bahwa elemen-elemennya berubah secara perlahan. Kesempatan
ancaman munculnya sangat jarang. Tetapi, lingkungan ini bersifat acak, yaitu
perubahan pada suatu elemen terjadi tanpa ada kaitannya dengan elemen-elemen
lainnya. Contohnya jenis lingkungan ini adalah lingkungan suatu apotek di
sebuah kota kecil. Perubahan jarang terjadi dan jumlah elemen yang berkaitan
dengan perusahaan apotek sangatlah sedikit.
2)
Lingkungan
Tenang-Mengelompok (Placid-Clustered)
Jenis lingkungan ini juga cukup stabil, tetapi lebih
kompleks dibandingkan lingkungan tenang acak. Elemen-elemen lingkungan
berkaitan satu sama lain dan dapat berubah secara bersamaan (simultan). Karena
itu, kesempatan dan ancaman dalam lingkungan semacam ini muncul dalam bentuk
kelompok sehingga lebih membahayakan bagi organisasi. Karena perubahan
lingkungan ini sangat berbahaya, organisasi perlu mengantisipasi dan berusaha
menghindari bahaya karena perubahan ini. Akibatnya, perencanaan dan peramalan
merupakan hal yang penting bagi organisasi, sedangkan pengelolaan sehari-hari
harus dilakukan dengan cara tertentu, sehingga selalu siap untuk menghadapi
perubahan lingkungan.
Contohnya adalah lingkungan suatu industri kimia.
Keluhan mengenai polusi akibat buangan industri dapat terjadi secara simultan,
yaitu dari penduduk sekeliling, pemerintah, lembaga pecinta alam, bahkan hingga
mempengaruhi konsumen serta suplier bahan. Kelompok-kelompok luar ini sering
kali membentuk pengelompokan yang menuntut pabrik memperhatikan akibat dari
buangannya. Karena itu, organisasi perlu merencanakan dan mengantisipasi
jawaban yang tepat bagi tuntutan kelompok ini.
3)
Lingkungan
Diganggu-Bereaksi (Disturbed-Reactive)
Jenis lingkungan di mana perubahan tidak lagi
bersifat acak. Dalam lingkungan ini, tindakan suatu organisasi bisa mengganggu
ketenangan lingkungan, sehingga akan mengundang reaksi dari organisasi lainnya.
Karena itu, lingkungan seperti ini hanya bisa terbentuk jika terdiri dari
sejumlah organisasi besar yang masing-masing cukup kuat untuk mempengaruhi
lingkungan. Selain itu, organisasi-organisasi ini saling terlihat satu sama
lain, sehingga tindakan setiap organisasi diamati secara jelas oleh organisasi
lainnya. Lingkungan ini sering kali dinamakan sebagai lingkungan oligopolistik.
Contohnya lingkungan industri rokok kretek di
Indonesia yang terdiri dari sejumlah industri rokok kretek yang besar misalnya
Bentoel, Djarum, Gudang Garam, dan lain-lain.
4)
Lingkungan Kacau
(Turbulent Field)
Jenis lingkungan ini ditandai dengan kompleksitas
yang tinggi dan perubahan yan cepat. Berbagai sektor berubah secara drastis, di
mana perubahan itu saling berkaitan. Biasanya memberikan akibat yang negatif
bagi organisasi. Perubahan lingkungan bisa cukup dramatis hingga mampu
melenyapkan organisasi. Hal ini misalnya terjadi jika ada perubahan teknologi
yang sangat dramatis, sehingga semua produk dengan teknologi lama tidak bisa
digunakan lagi. Peraturan pemerintah juga bisa memberikan pengaruh yang sama
seperti contoh perubahan teknologi tersebut karena saling mempengaruhi
perubahan elemen-elemen lingkungan bisa memberikan akibat negatif yang berlipat
ganda kepada organisasi.
Lingkungan yang kacau ini jarang terjadi, tetapi
jika ada maka perencanaan menjadi tidak berarti bagi organisasi.
Perubahan-perubahan terjadi sangat dramatis, sehingga tidak diantisipasi oleh
organisasi. Cara terbaik untuk menghadapi jenis lingkungan ini adalah melakukan
adaptasi, walaupun juga tidak pasti dapat menjamin kelangsungan hidup
organisasi.
Telah
dijelaskan sebelumnya, bahwa karakteristik lingkungan berpengaruh terhadap
organisasi. Hal ini terjadi karena adanya ketergantungan organisasi terhadap
sumber-sumber yang terdapat pada lingkungan, seperti uraian berikut ini.
1)
Ketergantungan
Sumber
Organisasi mempunyai ketergantungan ganda terhadap
lingkungannya. Produk dan jasa yang merupakan output organisasi dikonsumsi oleh pemakai yang terdapat pada
lingkungannya. Di pihak lain, organisasi juga mendapatkan berbagai jenis input dari lingkungannya. Posisi
organisasi menjadi berbahaya jika pertukaran input dan output ini
menjadi tidak seimbang. Input yang
diperlukan oleh organisasi lain yang terdapat di lingkungannya, sehingga
organisasi terpaksa mempunyai ketergantungan sumber terhadap lingkungannya.
Jika tingkat ketergantungan ini tidak terlalu besar, seperti yang terjadi pada
lingkungan tenang-acak, maka organisasi tidak perlu terlalu memperhatikan
lingkungannya dan dapat memusatkan perhatiannya terhadap kegiatan produksi.
Tetapi, jika ketergantungan ini sangat besar, organisasi perlu beradaptasi
terhadap ketergantungan tersebut dan melakukan tindakan-tindakan yang sesuai
untuk menguranginya.
Terdapat dua cara adaptasi yang dapat dilakukan oleh
organisasi. Cara pertama adalah melalui perubahan internal, yaitu dengan
menyesuaikan struktur internal organisasi, pola kerja, perencanaan, dan aspek
internal lainnya, terhadap karakteristik lingkungan. Cara kedua adalah dengan
berusaha untuk menguasai dan mengubah kondisi lingkungan sehingga menguntungkan
bagi organisasi.
2)
Kompleksitas
Struktur Organisasi
Jika lingkungan bertambah kompleks, maka organisasi
juga harus menjadi lebih kompleks agar mampu menghadapinya. Setiap elemen dari
lingkungan perlu dihadapi oleh suatu bagian khusus dari organisasi. Karena itu
organisasi yang terdapat pada lingkungan yang kompleks seharusnya memiliki
lebih banyak bagian maupun jenis tugas.
3)
Peredam
James Thompson menggambarkan organisasi sebagai
suatu inti teknis pelaksana produksi yang dikelilingi oleh sejumlah bagian
peredam. Inti teknis merupakan bagian yang mengerjakan tugas utama organisasi,
misalnya produksi pada sebuah perusahaan industri atau pendidikan pada sebuah
perguruan tinggi. Inti teknis ini dikelilingi oleh sejumlah bagian peredam yang
bertugas untuk meredam ketidakpastian lingkungan. Untuk setiap segmen
lingkungan, digunakan suatu bagian peredam khusus. Bagian peredam ini berusaha
membuat kondisi inti teknis menjadi seperti sebuah sistem tertutup agar bisa
berfungsi dengan cara yang paling efisien. Bagian-bagian peredam ini misalnya
adalah bagian penelitian dan pengembangan (litbang), keterangan, penjualan,
pembelian dan lain lain.
4)
Elemen-Elemen
Perbatasan (Boundary Spanning)
Elemen-elemen perbatasan menghubungkan dan
menyelaraskan organisasi terhadap unsur-unsur pentingdari lingkungan, baik
berupa individu maupun organisasi lain. Peran ini dijalankan oleh elemen-elemen
perbatasan melalui pertukaran informasi antara lingkungan dan organisasi,
sehingga rencana maupun kegiatan dapat dikoordinasikan, dan ketidakpastian
dapat dikurangi. Dengan pertukaran informasi ini, organisasi dapat beradaptasi
dengan cara yang lebih tepat terhadap lingkungannya. Elemen-elemen perbatasan
mempunyai dua fungsi yaitu, mendeteksi dan memproses informasi mengenai
perubahan yang terjadi pada lingkungan, dan mempresentasikan organisasi
terhadap lingkungan.
Bagian-bagian peredam mempertukarkan produk, jasa,
bahan baku, dan uang antara organisasi dengan lingkungannya. Sedangkan
elemen-elemen perbatasan secara khusus hanya melakukan pertukaran informasi
antara organisasi dan lingkungannya. Karena itu, elemen perbatasan bisa
merupakan bagian dari peredam, tetapi secara khusus hanya mengelola pertukaran
informasi. Salah satu contoh elemen perbatasan adalah bagian yang melaksanakan
riset pasar, yang bertugas memantau perubahan selera konsumen,. Melalui
pemantauan ini riset pasar dapat memberikan informasi bagi para pengambil
keputusan. Elemen perbatasan lainnya mengamatiperkembangan teknologi, inovasi,
perubahan peraturan pemerintah, sumber bahan baku, dan perubahan-perubahan
penting lainnya, sehingga organisasi dapat membuat perencanaan serta
penyesuaian yang diperlukan. Elemen perbatasan juga memberikan informasi
mengenai organisasi kepada bagian-bagian dari lingkungan untuk mempengaruhi
persepsi pihak luar terhadap organisasi. Di bagian pemasaran, misalnya,
dilakukan usaha untuk memperkenalkan organisasi terhadap lingkungan, seperti
melalui iklan, promosi, dan kegiatan lainnya, sehingga berbagai pihak yang ada
di lingkungan tersebut akan memiliki pandangan yang baik dan tertarik untuk
mempergunakan produk ataupun jasa yang dihasilkan oleh organisasi.
Dalam
hubungannya dengan lingkungan, selain berdaptasi organisasi juga bisa berusaha
untuk menguasai ataupun mengendalikan lingkungannya, yaitu melalui tindakan
berikut:
1)
Mengusahakan
terciptanya hubungan yang baik dengan elemen-elemen lingkungan yang terpenting.
Antara lain dengan bentuk kegiatan sebagai berikut:
-
Integrasi atau
penggabungan : berusaha mengintegrasikan organisasi lain yang merupakan sumber
ketidakpastian, menggabungkannya menjadi bagian dari organisasi kita sendiri.
Integritas merupakan cara penciptaan hubungan yang paling baik, karena dapat
menghilangkan ketergantungan organisasi terhadap elemen-elemen lingkungan.
-
Kontak atau Joint Venture (usaha patungan) : usaha
patungan mengurangi ketidakpastian melalui ikatan yang bersifat formal dengan
organisasi lainnya. Dalam sebuah usaha patungan, resiko maupun ongkos yang
diperlukan untuk suatu kegiatan dapat ditanggung bersama oleh organisasi yang
terlibat.
-
Kooptasi dan Interlocking Directorates. Kooptasi
adalah usaha untuk mengadopsi seseorang yang dianggap penting dari lingkungan,
untuk masuk menjadi anggota organisasi. Contoh dari kooptasi adalah banyaknya
pejabat pemerintah yang duduk sebagai komisaris perusahaan swasta. Interlocking directorates pada dasarnya
sama dengan kooptasi. Seseorang yang mempunyai kedudukan penting pada beberapa
organisasi lain diadopsi oleh suatu organisasi, sehingga orang tersebut bisa
menjadi saluran komunikasi antarorganisasi.
-
Pengangkatan
Eksekutif : salah satu cara untuk mengembangkan hubungan yang baik dengan
lingkungan. Seseorang yang memiliki kedudukan penting ataupun berpengaruh dalam
lingkungan, diadopsi oleh organisasi.
-
Iklan dan
hubungan masyarakat : cara tradisional untuk mengembangkan hubungan baik dengan
lingkungan dilakukan melalui iklan, yang bertujuan untuk mempengaruhi selera
atau pandangan konsumen. Hubungan masyarakat pada dasarnya serupa dengan
pemasangan iklan, tetapi dilakukan tanpa mengeluarkan biaya dan ditujukan
terutama untuk mempengaruhi pandangan masyarakat mengenai perusahaan ataupun
organisasi. Hubungan masyarakat mengusahakan agar organisasi memiliki gambaran
tertentu di mata konsumen, leveransir maupun pihak pemerintah.
2)
Berusaha
mengendalikan atau membentuk lingkungan agar tidak berbahaya dan bisa
menguntungkan bagi organisasi.
-
Mengubah bidang
kegiatan: organisasi dapat mengubah bidang kegiatan untuk mendapatkan suasana
lingkungan yang lebih aktif. Organisasi bisa memilih segmen lingkungan yang
persaingannya tidak terlalu berat.
-
Kegiatan
politik: melalui kegiatan politik, organisasi sering kali bisa mempengaruhi
bentuk peraturan-peraturan pemerintah, sehingga tidak berbahaya bagi
organisasi. Organisasi melakukan hal itu melalui lobbying dengan pihak legislatif. Dalam bentuk lain, sering kali
terlihat himpunan pengusaha yang sengaja mengikuti suatu aliran politik
tertentu agar dapat memperoleh prioritas sebagai rekanan pemerintah.
-
Asosiasi
pengusaha sejenis: sering kali, usaha untuk mempengaruhi lingkungan terlalu
berat apabila dilaksanakan oleh suatu organisasi. Kerena itu, muncul asosiasi
pengusaha sejenis yang merupakan persatuan dari beberapa organisasi yang
bertujuan sama. Adanya persatuan itu memungkinkan terkumpulnya kekuatan maupun
sumber daya yang cukup besar untuk mempengaruhi lingkungan
Sumber : Subkhi, Akhmad dan Mohammad Jauhar.
2013. Pengantar Teori & Perilaku
Organisasi. Jakarta: Prestasi Pustakaraya.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar